Alle vacatures Print Solliciteer
Nederlands

Vacature: Personal Assistant

Plaatsingsdatum 22-12-2017 Functiecategorie Secretarieel / Office Managemen...
Standplaats Rotterdam Niveau Professional
Opleidingsniveau HBO Dienstverband Vast contract - Bepaalde tijd m...
Uren 32 - 38 Salaris -
Bij ons zorgen naast de dieren, 300 medewerkers, 350 vrijwilligers en vele seizoensmedewerkers voor die bijzondere ontmoeting. De Diergaarde wordt aangestuurd door de Directeur-bestuurder en is verdeeld in drie clusters te weten: het cluster Bedrijfsvoering, het cluster Dier en Plant en het cluster Publieksservice.

Ter ondersteuning van de Directeur-bestuurder zoeken wij een veelzijdige:

                                                                                 Personal Assistant
                                                                                 (32-38 uur per week)

 

In de rol van Personal Assistant ben je dé steun en toeverlaat van onze Directeur-bestuurder. Je zorgt ervoor dat hij zich bezig kan houden met zijn bestuurlijke taken en jij regelt alles daaromheen. Van timemanagement en agendabeheer tot het voorbereiden van alle relevante stukken en correspondentie. Je weet wat er binnen de organisatie speelt, je hebt een ondersteunende rol intern en onderhoudt contacten met externe relaties. Op administratief en secretarieel gebied ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden, het beheer en de borging van diverse directiestukken.

De functie

  • Je bereidt brieven, e-mails, correspondentie en presentaties voor (in de Nederlandse en incidenteel in de Engelse taal);
  • Je verzamelt en screent binnenkomende informatie en vertaalt dit in prioriteiten, waardoor bijgedragen wordt aan een goed verloop van de dag/week van de Directeur-bestuurder;
  • Je plant en bereidt diverse overleggen (met o.a. de Raad van Toezicht) en bijeenkomsten voor en bewaakt deadlines van gemaakte afspraken;
  • Je notuleert alle bijeenkomsten en zorgt ervoor dat de hieruit voortkomende actiepunten worden gerealiseerd door de Directeur-bestuurder;
  • Je houdt je bezig met het beheren en up to date houden van het directiearchief waarin alle besluiten en relevante documenten (zoals de koninklijke status van de Diergaarde en KvK status) worden beheerd;
  • Je beheert de directiemailbox en –telefoon en zorgt ervoor dat alle correspondentie correct en tijdig verwerkt wordt;
  • Je beheert de agenda van de Directeur-bestuurder en je weet hierbij de juiste prioriteiten te stellen en goed in te schatten welke afspraken echt van belang zijn;
  • Verder voer je alle voorkomende werkzaamheden uit ter ondersteuning van de Directeur-bestuurder.

Wat verwachten wij van jou?
Je staat stevig in je schoenen, bent assertief, je kunt snel schakelen en krijgt energie van ad hoc werkzaamheden. Je bent organisatiesensitief, professioneel en zakelijk in jouw communicatie.

In deze functie is een zeer hoge mate van integriteit verreist. Daarnaast ben je proactief, en werk je gestructureerd en secuur. Je brengt een positieve en gezellige energie met je mee!

Je beschikt over afgeronde HBO-opleiding en je hebt minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie. Daarnaast zijn jouw Nederlandse en Engelse taalvaardigheden zowel mondeling als schriftelijk uitstekend.

Wij bieden
Een uitdagende functie in een unieke en dynamische omgeving, waarbij de Leisure CAO van toepassing is.

Je ontvangt vele medewerkersvoordelen zoals: gratis toegang tot onze prachtige dierentuin en de mogelijkheid voordelig toegang te krijgen tot andere dierenparken voor jou en je gezinsleden. Daarnaast ontvang je aantrekkelijke kortingen in de restaurants en in de souvenirwinkel.

Solliciteren
Wij nodigen je van harte uit om te reageren op deze vacature! Reageer voor 22 januari a.s. op deze vacature. Voor vragen kun je contact opnemen met Marieke van Erkelens (010-4431458).

Meer informatie
Deze vacature betreft een parttime functie.

Functiecategorie(ën) Secretarieel / Office Management / Personal Assistant
Branch(es) Horeca / Recreatie / Reizen
Provincie(s) Zuid-Holland
Trefwoorden Management assistent, PA, directiesecretaresse

Contactgegevens

Contactpersoon Marieke van Erkelens

Vestigingsplaats

Solliciteer